04. Voluntariado: Nuestro voluntariado

Algunos criterios orientadores

Una acertada y eficaz política de Personal y de Voluntariado ha de reunir unos determinados requisitos, entre los cuales están los siguientes:

• No podría hablarse de relaciones humanas en una entidad como la nuestra si estuviese proyectada como una máquina para producir algo. Aunque las organizaciones humanitarias no estén concebidas así, existe el riesgo de que a veces así funcionen de hecho. Para disponer de un efectivo sistema de relaciones humanas es necesario que la Fundación se ocupe del desarrollo actual y futuro de las personas que trabajan en ella, voluntarias y contratadas.
• No prosperan las relaciones humanas en una entidad si en ella existe discriminación en el trabajo, de manera más o menos encubierta. Los motivos de discriminación más frecuentes suelen ser: contratado o voluntario, la edad, la antigüedad, la categoría profesional,la etnia, el sexo y la religión.
• Para que las relaciones humanas sean positivas es necesario disponer de un sistema interno de comunicación apropiado y eficaz. Un profesional (contratado o voluntario) desinformado al nivel que le corresponde se sentirá siempre marginado y con razón.
  
  Para analizar el sistema interno de comunicación hay que tener en cuenta los siguientes aspectos:
  • Información general publicada en boletines y tablones de anuncios.
  • Comunicación vertical descendente, a través de las líneas establecidas, que transmite órdenes y procedimientos de trabajo.
  • Comunicación vertical ascendente, a través de las líneas del organigrama, que transmite consultas, quejas y sugerencias.
  • Comunicación horizontal entre los miembros de un mismo nivel, donde conviven con frecuencia la información formal u oficial con la información informal o extraoficial.
  • Comunicación informal (rumores), que tiene una estimable importancia por sus efectos positivos o negativos sobre el conjunto.
• Hay que resaltar la importancia de saber armonizar la vida familiar y laboral, puesto que ambas se influencian entre sí. Las tensiones que puedan aparecer en el trabajo repercuten en la familia y viceversa.
• Para favorecer la eficacia de una persona es necesario que reúna las características que el desempeño del puesto requiere. Por eso, si queremos seleccionar voluntarios/as para un puesto de trabajo determinado, es necesario conocer primero cuáles son las características que definen el perfil de ese puesto.

Gestión del personal voluntario

1.- Selección

1.1. Elementos a tener en cuenta antes de iniciar un proceso de selección:

• La política interna de la Fundación para cubrir los puestos a ocupar.
• El proceso de selección debe ser totalmente transparente.
• El proceso influye en la imagen que la Fundación ofrece a su propio personal.
• Profesionalizar el proceso siguiendo las técnicas más adecuadas para tal fin.
• No enmascarar el proceso por el entusiasmo que pueda producir alguna cualidad determinada de la persona aspirante.
• No incorporar a alguien si no hace falta, si no hay una actividad concreta para asignarle.

1.2. Definir las actividades a realizar por el voluntario/a:

Para que su aportación sea útil y eficiente es necesario que la persona reúna las características que requiere la actividad a realizar. Por eso, es preciso definir primero cuáles son los aspectos o el perfil de esa actividad, como pueden ser:

• Título de la actividad a realizar.
• Descripción de tareas y responsabilidades que se van a asumir.
• Perfil general de la persona idónea para desempeñar la tarea: edad, formación mínima, experiencia, valores humanos, rasgos de personalidad, valores éticos...
• Proyecto, área o departamento donde se ubica la actividad.

Entre los requisitos de la actividad también hay que valorar:

• Cuáles son exigibles de manera rotunda y absoluta.
• Cuáles son exigibles parcialmente y en qué grado.
• Cómo pueden evolucionar esos requisitos con el tiempo.

1.3. Lo que se ha de buscar en cada candidato/a:

Que se adapte lo mejor posible a la actividad. Entre las características de la persona hay que considerar las siguientes:

• Las que definen su perfil profesional.
• Las que definen su perfil intelectual.
• Las que definen su perfil humano.
• Posibilidades de que varíen con el tiempo.

1.4. Canales para la llamada de voluntarios/as:

a) Cara a cara: basado en el principio de que "Quien mejor capta a un voluntario es otro voluntario".
a) Redes de voluntariado: Pueden usarse como canales de llamada las diferentes plataformas y coordinadoras de voluntariado:

• Son un punto de referencia para personas interesadas en hacer trabajo voluntario.
• Facilitan la puesta en común entre organizaciones de actividades de sensibilización y búsqueda de voluntarios.
• Difunden la labor solidaria a través de sus propios medios de información.
• Son un punto de encuentro para debatir temas comunes del voluntariado.
• Son portavoces ante la Administración y la opinión pública.

c) Jornadas específicas: Aprovechar para la llamada de voluntariado actos públicos: conferencias, coloquios, simposios, centros educativos, jornadas de reflexión, ferias de la solidaridad o de voluntariado...
d) Internet: Puede hacerse la llamada de voluntarios a través de Internet:

• Hacer un e-mailing por correo electrónico.
• Exponer la necesidad de personal voluntario en nuestra página web.
• Utilizar los servicios gratuitos de www.hacesfalta.org.

1.5. Pasos a seguir para buscar y encontrar candidatos/as:

a) Análisis del curriculum vitae:
En muchos casos no será necesario este paso, pues según para qué actividades no es tan importante la formación y experiencia que tengan, sino la motivación y el compromiso que manifiestan. Sin embargo, para determinadas tareas sí es oportuno realizar una selección según la experiencia académica y profesional del candidato/a. El CV permite hacer una primera selección gracias al análisis de los siguientes datos personales:

• Formación académica. No buscar al candidato/a más preparado, sino a quien tenga la formación más adecuada para el puesto a cubrir.
• Experiencia profesional, en sus distintas vertientes:
  • Experiencia general.
  • Experiencia en el sector de inmigración.
  • Experiencia anterior como voluntario en otras entidades.
  • Grados de responsabilidad que está habituado a asumir.

b) Entrevista personal al candidato/a:
Este paso es fundamental para conocer sus motivaciones y qué grado de compromiso está dispuesto a asumir. Se debe aprovechar la entrevista para informarle sobre la actividad a realizar, pues quizás no se encuentre preparado para ella y sea más oportuno que comience con tareas más ajustadas a sus cualidades. La entrevista requiere arte y experiencia. Con ella se busca obtener datos complementarios del candidato/a difíciles de conseguir a través del análisis de su CV. Los aspectos a tener en cuenta al hacer una entrevista son:

• Fomentar su sinceridad, para que conteste con lo que piensa y no con lo que pensaba decir para agradar.
• Hacerle preguntas sobre sus trabajos anteriores, remunerados o voluntarios, para que exprese lo que no figura en su CV.
• Sondear su grado de motivación para la tarea que se le ofrece, e incluso si tiene alguna otra motivación especial.
• Percibir en la entrevista otras cualidades personales como: aspecto y cuidado físico, cordialidad, naturalidad...
• Fomentar un cierto clima informal que permita la espontaneidad y comodidad. Pero sin caer en una entrevista no estructurada, donde se recurre a cualquier tema, pero donde no se obtienen conclusiones suficientemente válidas. Es conveniente seguir un enfoque semi-estructurado, donde los principales puntos estén planificados, pero no estandarizados, permitiendo así al entrevistador y al candidato/a flexibilidad al abordar los temas. Por tanto, no debe ser un diálogo improvisado ni una encuesta cerrada.
• Entregar a los interesados/as una carpeta con toda la información importante: código ético, manual de trabajo, memoria última, los proyectos y programas...

c) Informe final y toma de decisión:
El resultado de la evaluación global de cada candidato se recoge en un informe que permita comparar entre sí a los candidatos finales. Este informe puede ser muy útil para tomar la decisión definitiva.

2.- Formación

2.1. Formación del voluntariado nuevo:

• Información sobre todo lo referente a su trabajo y actividades a realizar y el contexto social donde se desarrollarán.
• Transmitir la filosofía y los objetivos de Sevilla Acoge para que se identifique con ellos y los haga propios.
• Explicar las características que Sevilla Acoge espera que tenga su voluntariado: aptitudes y actitudes.
• Describir el marco legislativo: ley del voluntariado, derechos y deberes, carta de compromiso, seguro obligatorio para voluntarios...
• Información sobre cursos de formación complementarios que puede realizar ya sea en Sevilla Acoge o en otras organizaciones.

2.2. Formación del voluntariado antiguo:

La formación es necesaria para el voluntariado durante toda su estancia en la entidad. Es preciso saber detectar cuáles son las necesidades de formación que necesita nuestro voluntariado para hacer su trabajo adecuadamente. El primer requisito a exigir a la formación es su eficacia: un curso de formación será eficaz si el rendimiento del voluntariado mejora tras haberlo recibido. La formación inicial y permanente del personal contratado y del voluntario debe hacerse con los mismos criterios. De lo contrario, se establece una discriminación entre ambos grupos y se desmotiva al voluntario.

3.- Motivación

Este punto podría resumirse con el término "reconocimiento". Los voluntarios/as son personas y necesitan saber que su labor es útil, se reconoce y se apoya dentro de la entidad.

• No debe haber discriminación entre voluntarios y contratados en ningún sentido. Aunque el tiempo dedicado sea diferente en los primeros, es necesario que se sientan tan integrados como sus compañeros contratados.
• El voluntariado ha de recibir la misma formación inicial o continua que los contratados.
• Es importante poner en manos del voluntariado los medios que necesiten para realizar de forma adecuada su trabajo.
• El voluntariado firmará un documento de colaboración que recoja sus derechos y obligaciones.
• El servicio de Recursos Humanos ha de ocuparse de que todos los profesionales, contratados y voluntarios, conozcan los resultados de su trabajo y se sientan necesarios para la Fundación. Quien no reciba la debida atención o considere que lo que hace no sirve para nada, pronto perderá su motivación para trabajar.
• Los voluntarios/as no pueden sentirse extraños en la Fundación, sino unos miembros más de todo un equipo. Por eso:
  • Cuando se incorporan deben ser presentados al resto del personal y explicarles las labores de cada área o servicio.
  • El resto del personal debe conocerlos y llamarlos por su nombre.
  • El voluntariado ha de ser invitado a todos los actos públicos de la Fundación.
  • Las comidas, fiestas, convivencias, actos lúdicos... son un buen lugar para que todos/as se conozcan fuera del trabajo diario y son también una buena oportunidad para que el voluntariado se integre más en la Fundación.
• Potenciar la creatividad y la imaginación del voluntariado en la realización de sus tareas.
• Dar al voluntariado cierta flexibilidad horaria y departamental. Si por alguna razón alguien desea cambiar sus condiciones, hay que tratar de adaptarse a su propuesta con rapidez y comprensión.
• Es bueno que el voluntariado participe, en la medida que sea posible, en las decisiones importantes que afecten a la Fundación y en particular a su trabajo.
• Tratar con agradecimiento a quien cese en su voluntariado. Quien se marche reconocido y contento siempre hablará bien de la Fundación.

Todo reconocimiento debe cumplir ciertos requisitos para que realmente sea eficaz:

• Continuo: El reconocimiento debe darse de modo continuo, pues sus efectos son muy cortos. Hacerlo una vez al año no es un sistema muy adecuado para que el voluntariado se sienta valorado.
• Utilizar diversos métodos: Disponer de una variedad de métodos para mostrar nuestro aprecio por el voluntariado, pues lo que para unos puede ser un reconocimiento, puede no serlo para otros.
• Sinceridad y autenticidad: Dar alabanzas honestamente. Un reconocimiento por tareas que no lo merecen devalúa el sistema ante voluntarios que realmente se lo merecen.
• Valorar a la persona: El reconocimiento aumenta cuando no sólo se alaba el trabajo realizado, sino que se valora a la persona misma. Esto supone alabar los resultados y también su voluntad de participación e implicación en la organización.
• Relación directa con los logros: El reconocimiento debe guardar una relación directa con los logros obtenidos: a mayor logro, mayor reconocimiento.
• Consistencia y estabilidad: Dar reconocimiento de un modo consistente: si varias personas consiguen similares logros, deben recibir similares elogios.
• Proximidad: Dar el reconocimiento lo más próximo a la tarea o actitudes que se quieren recompensar. La demora en el tiempo hace que pierda efectividad.
• Supervisar: Emplear tiempo en la supervisión de la tarea del cada voluntario/a puede considerarse una forma de reconocimiento.

4.- Contrato, deberes y derechos de los voluntarios.

El voluntariado debe firmar un Acuerdo de Colaboración que recoja cuáles son los derechos y obligaciones de ambas partes. Los derechos y deberes de los voluntarios, establecidos en los artículos 6 y 7 de la Ley del Voluntariado 6/1996, de 15 de enero, son los siguientes:

• Artículo 6. Derechos del voluntario:
  • Recibir, tanto con carácter inicial como permanente, la información, formación, orientación, apoyo y los medios materiales necesarios para el ejercicio de las funciones asignadas.
  • Ser tratados sin discriminación, respetando su libertad, dignidad, intimidad y creencias. Participar activamente en la organización en que se inserten, colaborando en la elaboración, diseño, ejecución y evaluación de los programas, de acuerdo con sus estatutos o normas de aplicación.
  • Ser asegurados contra los riesgos de accidente y enfermedad derivados directamente del ejercicio de la actividad voluntaria.
  • Ser reembolsados por los gastos realizados en el desempeño de sus tareas.
  • Disponer de una acreditación identificativa de su condición de voluntario.
  • Realizar su actividad en las debidas condiciones de seguridad e higiene.
  • Obtener el respeto y reconocimiento por el valor social de su contribución.
• Articulo 7. Deberes del voluntario. Los voluntarios están obligados a:
  • Cumplir los compromisos adquiridos con la organización, respetando sus fines y su normativa.
  • Guardar confidencialidad de la información recibida y conocida en el desarrollo de su actividad voluntaria.
  • Rechazar cualquier contraprestación material que pudieran recibir bien del beneficiario o de otras personas relacionadas con su acción.
  • Respetar los derechos de los beneficiarios de su actividad voluntaria.
  • Actuar de forma diligente y solidaria.
  • Participar en las tareas formativas previstas por la organización para las actividades y funciones confiadas, a fin de mantener la calidad del servicio que presten.
  • Seguir las instrucciones adecuadas a los fines marcados en el desarrollo de la actividad encomendada.
  • Utilizar debidamente la acreditación-distintivo de la organización.
  • Respetar y cuidar los recursos materiales que ponga a su disposición la organización.